Guide
Construire son fichier d'import de contacts
Une fois vos adresses trouvées, il reste à les mettre en forme. Un fichier propre fait la différence entre une campagne personnalisée et cinquante messages identiques : les colonnes que vous remplissez deviennent les variables de votre message.
01
Les colonnes, et ce qu'elles deviennent
Seule la première est obligatoire. Les autres alimentent la personnalisation : chaque colonne remplie est une variable utilisable dans votre modèle de message.
- email — obligatoire. Une seule adresse par ligne.
- entreprise — apparaît dans « Je vous écris parce que {{entreprise}} … ». C'est la variable qui change tout.
- nom — permet « Bonjour {{nom}} » plutôt que « Bonjour ». À remplir si vous l'avez.
- poste — utile pour adapter le ton entre un dirigeant et un responsable RH.
- ville, secteur — servent au tri dans le CRM plus qu'au message lui-même.
02
L'export de votre outil passe tel quel
Si vos adresses sortent d'un outil de collecte (Dropcontact, Apollo, PhantomBuster, Hunter…), n'éditez rien : l'import reconnaît leur format complet — email, prenom, nom, entreprise, poste, secteur, ville, region, departement, telephone, linkedin, naf, statut, seniorite, date_debut_poste, pays, coordonnees_gps, siret, siren, adresse, cp, effectif, domaine — et toutes les autres colonnes sont conservées comme variables personnalisées. Le modèle téléchargeable dans la création de campagne reproduit exactement ce format.
- statut (« safe » / « risky ») — l'avis de votre outil sur la fiabilité de l'adresse. Les « risky » partent quand même, mais l'import vous en donne le décompte : attendez-vous à plus de rebonds, et chaque rebond met l'adresse en liste noire automatiquement.
- telephone et linkedin — conservés, et utilisables comme variables {{telephone}} et {{linkedin}} dans vos messages.
- seniorite, date_debut_poste, effectif, siret… — gardées telles quelles : elles vous servent au tri, et restent disponibles en variables.
- adresse (postale) et cp — ne remplacent jamais l'email ni le département : chaque colonne titulaire garde sa place.
03
Les pièges du CSV français
Excel en français produit des fichiers qu'un import lit mal. Trois réglages évitent les trois quarts des problèmes.
- Le séparateur : Excel français écrit des points-virgules, la plupart des outils attendent des virgules. « Enregistrer sous » → CSV UTF-8.
- L'encodage : sans UTF-8, les accents deviennent des caractères illisibles — et « Société » devient « Société » dans vos messages.
- Les cellules contenant une virgule doivent être entre guillemets, sinon la ligne se décale d'une colonne.
04
Relire avant d'importer
Cinq minutes de relecture épargnent une campagne. Regardez la première ligne, la dernière, et triez par adresse pour voir les doublons apparaître côte à côte.
- Une adresse par ligne, pas deux séparées par un point-virgule.
- Pas de ligne vide au milieu, pas de ligne de total à la fin.
- Les noms en minuscules ou en capitales seront affichés tels quels : « BONJOUR DUPONT » se voit.
- Cinq mille adresses maximum par import (et dix mégaoctets). Au-delà, découpez — et demandez-vous si une liste de cette taille a vraiment été constituée à la main.
05
Ce que FlowStudent écarte tout seul
L'import ne refuse pas votre fichier pour quelques lignes douteuses : il garde ce qui est bon, et vous dit ce qu'il a laissé de côté.
- Les adresses mal formées, sans arobase ou sans domaine.
- Les boîtes jetables (yopmail, mailinator…) : elles ne désignent pas un recruteur.
- Les adresses déjà contactées, déjà en attente d'envoi ailleurs, ou qui ont déjà rebondi.
- Les doublons internes au fichier, signalés ligne par ligne.
Questions fréquentes
Puis-je importer depuis Google Sheets ?
Oui : « Fichier » → « Télécharger » → « Valeurs séparées par des virgules ». Google Sheets produit de l'UTF-8 avec des virgules, c'est-à-dire exactement le format attendu — un souci de moins qu'avec Excel.
Que se passe-t-il si j'importe deux fois le même fichier ?
Les doublons sont écartés à l'import, et une seconde protection intervient à l'envoi : un contact déjà écrit dans une autre campagne n'est pas recontacté sans que vous le demandiez explicitement.
Combien d'adresses faut-il pour une recherche sérieuse ?
Entre cent et trois cents entreprises ciblées donnent de meilleurs résultats que mille envoyées au hasard. L'offre Autonome plafonne à deux mille envois par mois : de quoi couvrir largement une recherche active, relances comprises si vous les faites à la main.
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